Lekce 10 - Záhlaví a zápatí v aplikaci MS Word

V předešlém cvičení, Řešené úlohy k 9. lekci Word pro začátečníky, jsme si procvičili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

V dnešní lekci si povíme něco o záhlaví a zápatí. Záhlaví a zápatí jsou druhem pevného textu nebo automatických textových polí, které se vkládají do úplně horní nebo úplně spodní části stránky, kam už běžný text nedosáhne.

Už zmíněná automatická textová pole probereme ve větším detailu a zaměříme se i na oddíly. Těmi vlastně rovnou začneme, protože jde o velice důležité téma.

Oddíly dokumentu

Dokumenty se přirozeně dělí na stránky. Stránky ovšem můžeme seskupovat do větších skupin, kterým udělujeme nějaké odlišné vlastnosti. Těmto skupinám pak říkáme oddíly.

Není to ale až tak přímočaré. Oddíly jsou ve Wordu celkem skryté a vlastně jako samostatné menu ani neexistují. To, s čím reálně pracujeme, jsou konce oddílů, které vkládáme z menu Rozložení – Konce – Konce oddílů.

Pokud chceme dokument rozdělit na dvě části, vložíme jeden konec oddílu. Pokud chceme mít v dokumentu oddíly tři, vložíme konec oddílu dvakrát a dále už to znáte. Existují tedy jen a pouze konce oddílů, nic jako začátek oddílu není. Začátek dalšího oddílu bezprostředně následuje po konci oddílu předchozího.

Funkce oddílů

Důvod, proč bychom měli dokument dělit na oddíly je, že chceme, aby se určité části dokumentu chovaly jinak než zbytek dokumentu. Dvě hlavní vlastnosti, které se tímto nechají ovlivnit, jsou orientace stránky (na šířku/na výšku) a záhlaví a zápatí.

Orientace stránky je standardně na výšku, tedy jako když máme před sebou normální papír, kdy výška je dominantní rozměr. Někdy se ale může stát, že nám toto rozložení nevyhovuje – třeba pokud chceme vložit nějaký rozsáhlejší objekt (tabulku, obrázek), u kterých naopak převládá šířka. Změníme tak otočení stránky a objekt se na stránku už vejde.

Přirozeně tak ale chceme učinit jen pro pár stránek, protože mít celý dokument na šířku by bylo poněkud nevhodné. Je vhodné si rozmyslet, zda stránky s jinou orientací vložíme až nakonec (takže můžeme celý dokument rozdělit jen na dva oddíly), nebo je budeme vkládat průběžně, pak ale musíme konců oddílů vkládat více.

Druhy konců oddílů

Vložení konce oddílu je složitější, než by se mohlo zdát. Rozeznáváme totiž několik druhů konce oddílu. Rozdíl je v tom, zda dojde k ukončení oddílu ihned, nebo až někde níže:

• Další stránka. Pod touto volbou se skrývá nejčastěji používaná možnost. Vloží se konec oddílu, který je zároveň koncem stránky a nový oddíl začne ihned na další stránce. Mezi konec oddílu a začátek nové stránky už nic vložit nelze.
• Průběžně. Vloží konec oddílu okamžitě a další text je již součástí nového oddílu. Toto nemá obvyklé účinky (rozdělení záhlaví apod.), nicméně se dá použít třeba k tomu, že v každé části stránky máme jiný počet sloupců, čehož jinak dosáhnout nelze.
• Sudá a Lichá stránka. Zahájí nový oddíl na nové stránce dle toho, jaké je její pořadí v dokumentu.

V principu tedy nejde o nic jiného, než že ve vhodný okamžik, tj. pokud dokument zjevně potřebuje takové rozdělení, vložíme konec oddílu a pokračujeme dále v práci.

Konec oddílu se projeví jako netisknutelný znak následujícím způsobem:

Pozor na to, že po vložení konce oddílu se na další straně vždy vloží jeden volný enter, který je třeba ručně vymazat, pokud chceme začínat na prvním řádku. Ještě také upozorním, že v některých verzích se varianta „průběžně“ nazývá „nepřetržitě“.

Záhlaví a zápatí

Záhlaví a zápatí jsou textová pole, která jsou neoddělitelně spjata s horním a dolním okrajem stránky nad, resp. pod ostatním textem. Existují neustále, ale vidět nejsou, protože v nich bez našeho zásahu není vložen žádný text.

Jejich editaci nejsnáze zahájíme dvojklikem v dané lokalitě, ostatní text se pak dočasně obarví šedě, aby byl méně výrazný, viz následující obrázek:

Pokud v dokumentu již existují oddíly, vidíme zároveň i informaci o nich:

Rozdělení, co přesně patří do záhlaví a co do zápatí, není dáno úplně striktně, proto představím spíše taková doporučení. Důležité je hlavně naučit se, jaká automatická pole celkově ve Wordu máme a jak fungují.

V záhlaví/zápatí můžeme mít i prostý text, který tam napíšeme ručně. Ten se často s automatickými poli kombinuje. Ani horizontální zarovnání konkrétních prvků není neměnné, vězte však, že existuje zarovnání vlevo, uprostřed a vpravo, přičemž něco může být v každé z těchto pozic zároveň.

Záhlaví a zápatí mají svá formátování, aby byla méně výrazná než okolní text. Toto formátování nikdy neměníme. Obsažen může být i obrázek, který pak teoreticky může zabírat místo i za skutečným textem a tento text nijak neovlivňuje.

Obsah záhlaví a zápatí

Mezi základní výplň záhlaví patří automatická pole jako číslo stránky, počet stránek, jméno autora, název souboru a cesta k souboru. Existují i další možnosti – obrázek jako logo, název firmy, kontaktní údaje, datum vytvoření a asi sto dalších.

Automatická pole jsou textová pole, která se vloží a nelze do nich pak již zasahovat, upravují se automaticky. Představme si třeba pole počet stránek. Přirozeně nechceme počítat ručně stránky dokumentu a tak využijeme toto automatické pole, které ihned vloží správné číslo počtu stránek. Navíc samozřejmě při změně počtu stránek se přepočítá a ukáže aktuální hodnotu.

Ručně vkládaný text je vhodným doplňkem. Můžeme pak mít třeba jméno autora jako automatické pole, ale předchází mu text, jako třeba na obrázku níže:

Vkládání automatických polí

Zaměříme se nyní více na praktické ukázky. Začneme číslováním stránek.

Dvojklikem inicializuji zápatí a přes kartu Záhlaví a zápatí – číslo stránky – dolní okraj stránky vyvolám následující nabídku:

Z té zvolím vložit číslo stránky doprostřed. Nyní mám na každé stránce číslo strany, počínaje 1 a konče počtem stran. Ručně se dá upravit zarovnání.

Přejdu do záhlaví a vložím vpravo své jméno coby autora – napíšu „Autor:“ a doplním automatické pole Autor. Ta nejdůležitější pole se nacházejí pod tlačítkem Informace o dokumentu. Více možností nabídne rozvinutí nabídky Vlastnost dokumentu.

Úplně nejvíc možností pak skrývá tlačítko Rychlé části – Pole. To totiž obsahuje celkový seznam automatických polí. Najdeme zde třeba NumPages pro počet stránek, Section pro pořadí oddílu, UserName pro uživatelské jméno účtu, na kterém je člověk přihlášen, když dokument upravuje, a mnohé mnohé další.

Další možnosti

Při editaci záhlaví a zápatí máme i pár dalších možností, na které je třeba brát zřetel. Zvýrazněny jsou na tomto obrázku:

Prvně tlačítko Přejít na zápatí nás odkáže na následující zápatí a pak zase záhlaví. Tlačítko propojit s předchozím indikuje, zda je záhlaví propojeno s tím minulým. Pokud je zaškrtnuto, tak i když máme více oddílů, stránky se číslují kontinuálně. Pouze po vypnutí tohoto tlačítka můžeme stránky číslovat v každém oddílu jinak. Toho docílíme kliknutím pravým tlačítkem myši na číslo stránky a volbou Formát číslování stránek.

Zde můžeme nastavit mimo jiné styl číslování, zahrnování názvů kapitol a rovněž i návaznosti na jiné oddíly.

Často se setkáváme s nutností vynechat z číslování stránek první (titulní) stranu. Toho docílíme zaškrtnutím příslušné volby rovněž zvýrazněné na obrázku výše, není třeba na to používat konec oddílu hned po první straně.

Pokud se stane, že první strana číslo sice nezobrazuje, ale na druhé straně začínáme (v tomto kontextu nelogicky) číslovkou 2 (protože 1 sice není zobrazená, ale existuje), není nic snazšího, než nastavit počítání číslování stránek „od 0“, protože pak druhá stránka má požadovanou hodnotu 1.

Vkládat lze samozřejmě i obrázky (třeba loga nebo piktogramy), pak je nezbytné upravit jejich velikost, aby nepřetékaly ze záhlaví.

Někdy se stane, že různě zarovnané položky záhlaví (vlevo, vpravo) ne a ne sedět v jednom řádku a jedna z nich prostě „spadne“ o řádek níže, což nevypadá úplně vzhledně. To se dá napravit volbou možnosti Prázdné (3 sloupce) v menu z pátého obrázku.

Záhlaví a zápatí je přinejmenším kvůli možnosti číslování stránek naprosto rutinně využívanou záležitostí. Dnes zmíněná automatická pole se však zdaleka nevyužívají jen v záhlaví, a tak na ně brzy opět narazíme, ať už tady, nebo v článcích pro pokročilé.

Požadované podoby záhlaví a zápatí lze dosáhnout aplikováním dnes předvedených znalostí se znalostmi zmíněnými již dříve. Žádné velké překvapení by vás již čekat nemělo.

V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 10. lekci Word pro začátečníky, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.